10 Tipps für Ihr Business Meeting in Spanien

Heute fasse ich für Sie einige Empfehlungen für Ihr nächstes Meeting in Spanien zusammen. Wie Sie sicher wissen, läuft das Business in Spanien etwas anders als in Deutschland. Von daher ist es ratsam, sich gründlich auf anstehende Meetings vorzubereiten, um nicht überrascht zu werden.

1 – Bleiben Sie gelassen, wenn Meeting Teilnehmer nicht pünktlich erscheinen

Vor vielen Jahren versuchte ich zwei spanischen Freunden meine ganz persönliche Erklärung dafür zu geben, weshalb für mich und viele anderen Deutschen Pünktlichkeit sehr wichtig ist (ser puntual – pünktlich sein). Ich erwähnte zunächst Rücksicht und Respekt als Hauptargumente, und weil ich vermutlich gerade mitten im BWL-Studium steckte, versuchte ich mich auch an einer Argumentation anhand der „knappen Ressource Zeit“, die man durch Zuspätkommen im Grunde genommen seinen Mitmenschen stiehlt.

Selbst in Deutschland klingt diese Argumentation radikal und für Spanien empfehle ich Ihnen:

Gewöhnen Sie sich daran, dass Meetings (la reunión – das Meeting) nicht pünktlich beginnen.

Nehmen Sie es nicht persönlich und lassen Sie sich nicht die Laune vermiesen. Im Grunde genommen wissen Spanier natürlich, dass man möglichst pünktlich sein sollte. Man nimmt es aber eben nicht allzu genau und es ist absolut akzeptiert, ein paar Minuten zu spät zu kommen. Zu spät kommen sollte nicht mit einem Mangel an Respekt in Verbindung gebracht werden.

Dazu muss ich erwähnen, dass ich auch heute noch versuche, meinem spanischen Team die Vorzüge von Pünktlichkeit einzubläuen und mein Eindruck ist, dass besonders erfolgreiche Menschen auch in Spanien eher pünktlich sind. Ich persönlich gebe vorher telefonisch Bescheid, wenn ich mich ein paar Minuten verspäte, was jedoch teilweise auch für Verwunderung sorgt.

2 – Bleiben Sie gelassen, wenn sich der Beginn des Meetings aufgrund von Small-Talk der Teilnehmer verzögert

Gestern war Championsleague? (Falls Sie mitreden wollen: Spanischer Fußball – Wie sie mitreden können)  Nächste Woche ist Semana Santa? Da gibt es zunächst mit Sicherheit unter den Teilnehmern der Runde wichtigere Themen als die Geschäftszahlen des letzten Quartals zu besprechen (el trimestre – das Quartal)!

Small Talk findet ausgiebig statt und gehört einfach zum Business in Spanien. Machen Sie sich hier nicht durch allzu kurze Antworten oder ablehnende Körpersprache bei Ihren Geschäftspartnern oder Kollegen unbeliebt! „Die Bedeutung des Smalltalks liegt, wie für die meisten beziehungsorientierten Kulturen, in seiner Rolle als unverzichtbares soziales Schmiermittel für das System aus Vertrauen und gegenseitigen Verpflichtungen, auf dessen Basis Verhandlungen geführt werden“. Zitat-Quelle: Alexia und Stephan Petersen, interkulturelle Kommunikation

3 – Schenken Sie den anderen Teilnehmern zur Begrüßung ein Lächeln

Deutsche werden in Spanien auch heute noch als sehr ernst und sehr steif wahrgenommen (siehe auch: So denken Spanier über Deutsche). Ein Lächeln zu Beginn und eine Anpassung an die Landesgepflogenheiten bei der Begrüßung werden Ihre Geschäftspartner beeindrucken! Männliche Teilnehmer reichen sich die Hand und halten Blickkontakt. Erschrecken Sie nicht, wenn Sie vielleicht sogar noch einen Klapps auf die Schulter bekommen.

Etwas tricky wird es zwischen männlichen und weiblichen Teilnehmern. Bei formellen Anlässen, ersten Treffen und allgemein im Zweifel kann man als Deutscher schonmal beim Händeschütteln bleiben. Üblich ist in Spanien jedoch oft der doppelte Kuss: ein Küsschen auf die linke, eins auf die rechte Wange. Aber niemals einen richtigen Kuss geben – eine angedeutete Geste genügt.

Mitunter kommt es zu skurillen Szenen, wenn jeder versucht, sich seinem Gegenüber anzupassen und sich daraus eine Mischung aus Handshake und Küsschen ergibt.




4 – Erwarten Sie keine starre Agenda

Von Ihnen als Deutscher wird es keiner erwarten (tener expectativas – Erwartungen haben) , dass Sie flexibel sind. Umso mehr Pluspunkte sammeln Sie (ganar puntos – Punkte sammeln), wenn Sie sich auf Änderungen in der Agenda einlassen, improvisieren und notfalls auch mal ein vorgesehenes Thema wegfallen lassen. Schalten Sie um – die Dinge funktionieren bei einem Meeting in Spanien einfach anders! (cambiar el chip – umschalten) Lesen Sie hierzu auch: Fruchtbare Gegensätze in Spanien

5 – Erwarten Sie nicht, dass Ihre Gesprächspartner bei ihren Ausführungen schnell auf den Punkt kommen

Warum dauert die Tagesschau 15 Minuten, das Telediario (die Hauptnachrichtensendung in TVE1) aber eine Stunde? Richtig, die Berichte sind länger, aber vor allem werden ganze Berichte oder auch nur Teile davon in der gleichen Sendung mehrfach wiederholt. Vielleicht ist dieses Beispiel nicht perfekt, aber man kann guten Gewissens festhalten, dass Spanier gerne Dinge wiederholen, um den heißen Brei reden (dar vueltas – sich im Kreis drehen) und nicht gerne schnell auf den Punkt kommen. Zugegebenermaßen ein sehr pauschales Urteil, aber in diesem Fall lege ich mich fest – außer mir habe ich in Meetings auch noch niemanden das Wort „conciso“ (conciso – kurz, prägnant) benutzen hören. Es wird auch nicht als sehr freundlich erachtet, zu schnell zum Punkt zu kommen. Planen Sie für Ihre Meetings genug Zeit(puffer) ein und gehen Sie mit einer Extradosis Geduld (tener paciencia – Geduld haben) in die Meetings.

6 – Erwarten Sie keine Entscheidungen während des Meetings

Man muss das ja nicht für gut geheißen, aber selbst die Ziele sind bei einem Meeting in Spanien nicht immer klar definiert. Während bei uns die Entscheidungsfindung oft im Mittelpunkt steht, muss dies in Spanien nicht der Fall sein. Oft geht es vielmehr um den Austausch von Meinungen und das Sammeln von Informationen und auch hier zählt wieder das Vertiefen persönlicher Kontakte.

Es ist kein Gerücht oder Vorurteil: Entscheidungen werden recht häufig tatsächlich bei einem gemeinsamen Abendessen oder kurz danach getroffen. Innerhalb einer Firma ist es oft so, dass Abteilungsleiter Meetings zum Ausloten benutzen. Entscheidungen werden dann jedoch oft im Alleingang hinter verschlossener Tür getroffen.

7 – Wählen Sie bei einem Meeting in Spanien einen sanfteren Ton als in Deutschland

Beim Vortragen von Kritik, Beschwerden und sogar von Verbesserungsvorschlägen sollten Sie stets den persönlichen Kontext Ihres Publikums berücksichtigen. Spanier gelten als sehr stolz und aus meiner Erfahrung würde ich dieses recht pauschale Urteil unterschreiben.

Ähnlich wie in China sollten Sie darauf achten, dass keiner der Teilnehmer „sein Gesicht verliert“. Wir Deutschen sind da teilweise mit einigen Vorschlägen recht vorschnell und machen uns mit unserer Besserwisserei keine Freunde (el sabelotodo – der Besserwisser).

Kritik und Verbesserungsvorschläge nicht ansprechen, ist natürlich auch keine Lösung. In diesem Kontext erinnere ich mich an ein Zitat meines bayerischen Professors für Internationales Management: „Im äußersten Fall muss der Chinese halt leider auch mal sein Gesicht ein bisschen verlieren.“

8 – Berücksichtigen Sie, dass persönliche Beziehungen Vorrang vor technischen Details und sachlicher Wahrheit haben.

Im Zusammenhang mit dem vorherigen Punkt erwähne ich auch gerne immer wieder, dass es bei einem Meeting in Spanien eben nicht am wichtigsten ist, immer Recht zu behalten. Auch Rationalität ist nicht alles. Hier werden Menschen, die persönliche Beziehungen schätzen und behutsam aufbauen, meist weitaus mehr respektiert als diejenigen, die zwar kompetent, aber ohne Fingerspitzengefühl auftreten.

Ein Großteil der Deutschen tritt in Spanien sehr selbstbewusst auf. Meiner Meinung nach hilft ein gewisses Maß an Bescheidenheit beim Einstieg. Wie immer gilt jedoch „para gustos, los colores“ (Das ist Geschmacksache). Mir persönlich gefällt in diesem Zusammenhang der Ausdruck „En mi humilde opinión“, den ich recht häufig höre und auch gerne selbst verwende.

9 – Gewöhnen Sie sich an Knoblauch-Duft nach dem Mittagessen

In Spanien isst man spät und viel zu Mittag (Lesen Sie hierzu meinen Artikel: Mittagessen in Spanien).  Wie Sie sicher wissen, spielt Knoblauch in der spanischen Küche eine viel größere Rolle als in der deutschen. Während in Deutschland Knoblauch von manchen aufgrund der „Folgen“ gemieden wird, verstößt man in Spanien nach meinem Empfinden mit  „Knoblauchduft“ keineswegs gegen die lokalen (Knigge)-Regeln. Wundern Sie sich also am Nachmittag nicht über Knoblauchduft in Ihrem Sitzungszimmer. Es handelt sich nicht um mangelnde Rücksicht Ihrer Kollegen oder Geschäftspartner, sondern ist in Spanien einfach normal.

10 – Vergessen Sie nicht das Follow-Up

Sollten Sie während des Meetings Vereinbarungen getroffen (llegar a un acuerdo – eine Vereinbarung treffen) oder weitere Arbeitsschritte definiert haben, so empfiehlt sich ein detailliertes Protokoll. Dies ist natürlich nicht Spanien-spezifisch, aber aus meiner Erfahrung sind Follow-up Emails (el seguimiento – das follow up) nicht sehr weit verbreitet.

Anstatt grober Ziele empfehlen sich detailliertere Zwischenziele und Arbeitsschritte, da in Spanien meist nur Abteilungsleiter ein unabhängiges, selbstverantwortliches Arbeiten gewohnt sind. Mit Management by Objectives bin anscheinend nicht nur ich an meine Grenzen gestoßen: http://app.wiwo.de/erfolg/trends/expat-fruchtbare-gegensaetze-in-spanien/5376554.html?mwl=ok

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5 Kommentare

    • Das würde ich nicht so sehen. In Spanien funktioniert sehr viel, nur alles halt etwas anders…. und in Sachen Kreativität und Spontanität können wir Deutsche hier noch einiges lernen.

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